Είναι δεδομένο ότι η εποχή των έντυπων και των χειρόγραφων τείνει πλέον να γίνει παρελθόν. Τα πλεονεκτήματα αυτής της μετάβασης στην ηλεκτρονική μορφή, δεν έχουν να κάνουν μόνο με την οικολογική διάσταση του ζητήματος αλλά κυρίως την πρακτική.
Δεν είμαστε πια υποχρεωμένοι να αρχειοθετούμε έγγραφα σε έντυπη μορφή για τα πάντα. Τουναντίον, ενθαρρυνόμαστε να διενεργούμε και να αποθηκεύουμε online τις συναλλαγές μας, προσωπικές ή επαγγελματικές. Όλα αυτά είναι δυνατά χάρη στην ευελιξία των online εφαρμογών οι οποίες έχουν αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμες όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο δουλεύουμε και διαχειριζόμαστε καθημερινές υποχρεώσεις.
Ειδικά για ένα διαιτολογικό γραφείο, είναι σημαντικό ο επαγγελματίας διατροφολόγος να μπορεί, με λίγες μόνο κινήσεις, να εκδώσει την απόδειξη ή το τιμολόγιο στον πελάτη και να καλωσορίσει γρήγορα το επόμενο ραντεβού.
Η λειτουργία ενός διαιτολογικού γραφείου αφήνει λίγα περιθώρια χρόνου και δημιουργεί άπειρα ζητήματα τα οποία απαιτούν της αμέριστης προσοχής σας. Όταν τα ραντεβού σας αναλώνουν το μεγαλύτερο κομμάτι της ημέρα σας, χρειάζεστε ένα εργαλείο ώστε γρήγορα και αποτελεσματικά να ξεμπερδέψετε με τη γραφειοκρατία και ταυτόχρονα να έχετε μια συνολική εικόνα των οικονομικών της επιχείρησής σας.
Τι σας προσφέρουν οι εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Σας συστήνουμε ανεπιφύλακτα να κάνετε μια καινούργια αρχή με το να γίνετε μέλος μιας cloud κοινότητας. Το γιατί κάτι τέτοιο σας συμφέρει θα το ανακαλύψετε παρακάτω.
1. Οικονομία χρόνου/χρήματος
Όπως όλοι γνωρίζουμε, οι συναλλαγές στις μέρες μας πραγματοποιούνται σε ταχύτερους ρυθμούς από ότι τη δεκαετία του ’60 που οι επαγγελματίες εξέδιδαν χειρόγραφα παραστατικά και κρατούσαν καρτέλες πελατών. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα αμέτρητα λάθη σε υπολογισμούς, πολλές ώρες σπαταλημένες σε συμφωνίες λογαριασμών και ακόμα περισσότερα έξοδα σε γραφική ύλη. Ακόμα και η πιο εξελιγμένη εκδοχή διαχείρισης ενός γραφείου με προγράμματα όπως το excel, το word και το ημερολόγιο του mail,δεν αποτελούν οργανωμένη πρακτική.
Όλα αυτά τα προβλήματα έχουν επιλυθεί χάρη στις ολοκληρωμένες λύσεις online ηλεκτρονικής τιμολόγησης και τις μοναδικές δυνατότητές τους.
2. Εξάλειψη λαθών
Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά των online εργαλείων, είναι ότι μειώνουν στο ελάχιστο το ενδεχόμενο λάθους στον υπολογισμό αξιών ενός παραστατικού. Η εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα κάνει τις πράξεις αυτόματα για σας. Εξαλείψτε τυπογραφικά λάθη τα οποία σας αφήνουν εκτεθειμένους και επικεντρωθείτε σε πιο σημαντικά θέματα, όπως η υγεία των πελατών σας.
3. Αυτοματοποιημένες λειτουργίες
Διαλέγοντας cloud τεχνολογία, απολαμβάνετε τους αυτοματισμούς οι οποίοι τη συνοδεύουν. Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες συγκεκριμένες συναλλαγές πραγματοποιούνται ανά τακτά χρονικά διαστήματα (ΔΕΗ, ενοίκιο, συνδρομές σε περιοδικά υγείας και διατροφής). Δημιουργώντας επαναλαμβανόμενα παραστατικά, η εφαρμογή κάνει τη όλη τη δουλειά από μέρους σας. Μόλις έρθει η ώρα η εφαρμογή σας ειδοποιεί ότι πρέπει να κάνετε κάποια πληρωμή, δημιουργώντας το αντίστοιχο παραστατικό αυτόματα. Έτσι απλά!
4. Απεριόριστη χωρητικότητα δεδομένων
Η online τιμολόγηση σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τις βάσεις πελατών/προμηθευτών σας μαζικά ώστε να μην χάνετε χρόνο να πληκτρολογείτε τις πληροφορίες τους ξανά και ξανά κατά τη δημιουργία παραστατικών. Επίσης, μπορείτε να «ανεβάσετε» αρχεία στην εφαρμογή σχετικά με τους πελάτες σας όπως το ιατρικό ιστορικό τους, τα πλάνα διατροφής τους κλπ.
Όλα τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα και ασφαλή αφού ο cloud server κάνει backup αυτόματα και μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτά ανά πάσα στιγμή.
5. Ηλεκτρονικό «μπλοκάκι τσέπης»
Δεν διατηρούν όλοι οι επαγγελματίες διαιτολόγοι γραφείο. Αν είστε freelancer, τότε η cloud εφαρμογή τιμολόγησης, θα γίνει το πιο χρήσιμο εργαλείο σας μετά τη ζυγαριά! Ένα ακόμα σημαντικό πλεονέκτημα που προσφέρει είναι η απόλυτη προσβασιμότητα. Έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας κάθε στιγμή, από οποιαδήποτε συσκευή είναι συνδεδεμένη απλά στο διαδίκτυο.
Με την επίσκεψή σας στο χώρο του πελάτη, μπορείτε επί τόπου να εκδώσετε παραστατικό για τις υπηρεσίες σας μέσω του laptop/tablet σας και με έναν φορητό εκτυπωτή να το παραδώσετε. Ή ακόμα καλύτερα, να το στείλετε στο e-mail του πελάτη πριν ή αφού σας πληρώσει μόνο με μερικά «κλικ» χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη υπηρεσία e-mail της πλατφόρμας ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
6. Η συνεργασία με λογιστή και συνεργάτες είναι πανεύκολη
Ακόμα, μπορείτε να δώσετε πρόσβαση στο λογιστή ή τον υπάλληλό σας. Δημιουργώντας έναν χρήστη για το λογιστή σας μπορεί να βλέπει τα παραστατικά σας και να κατεβάζει χρήσιμες αναφορές χωρίς να χρειάζεται να ανταλλάσσετε αρχεία, χαρτιά και χρονοβόρα τηλεφωνήματα.
7. Αναλυτικές αναφορές
Ένα επιπλέον χαρακτηριστικό που μπορείτε να εκμεταλλευτείτε από τη χρήση των εφαρμογών ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι ένα ευρύ φάσμα αναφορών που απεικονίζουν την απόδοση του γραφείου σας. Υπάρχουν αναφορές ταμειακής ρευστότητας ανά περίοδο, πελάτη και είδος συναλλαγής. Μπορείτε να εξάγετε τις αναφορές αυτές, να τις αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας και να τις επεξεργαστείτε με όποιον τρόπο θέλετε.
8. Εντυπωσιάστε αβίαστα
Η επαγγελματική εμφάνιση είναι απαραίτητη στις μέρες μας και αυτό ισχύει και για τα έγγραφα που εκδίδετε και κοινοποιείτε. Δεν πρέπει να υποτιμάτε την εντύπωση που αφήνουν τα παραστατικά στους πελάτες σας. Είναι μια αντανάκλαση της δουλειάς σας και θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή σε αυτό. Οι online εφαρμογές τιμολόγησης συνήθως διαθέτουν ποικίλα πρότυπα παραστατικών τα οποία μπορείτε να προσαρμόσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας, χωρίς να χρειάζεται να τα σχεδιάσετε από το μηδέν.
9. Βελτιστοποίηση διαδικασιών
Οι online εφαρμογές τιμολόγησης διαθέτουν συνήθως και κάποιο προγραμματιστικό API που επιτρέπει την διασύνδεσή τους με εξωτερικές πλατφόρμες. Αυτό είναι εξαιρετικό σε περιπτώσεις που θα πρέπει να διασυνδεθεί το λογισμικό λιπομέτρησης και δείκτη μάζας σώματος με την εφαρμογή τιμολόγησης με σκοπό την αυτοματοποίηση των διαδικασιών (πχ να καταχωρείται πάνω στην απόδειξη η ανάλυση της φυσικής κατάστασης του πελάτη). Η βασική ιδέα είναι ότι, μέσω του API, μπορείτε να γλυτώσετε χρόνο και να βελτιστοποιήσετε τον τρόπο εργασίας σας.
10. Pay-as-you-go τιμολόγηση
Σαν διαιτολόγοι γνωρίζετε ότι δεν είναι όλοι οι μήνες του χρόνου της ίδιας σημασίας. Η ζήτηση των υπηρεσιών σας αυξάνεται με γεωμετρική πρόοδο όσο πλησιάζουν οι καλοκαιρινοί μήνες! Για τις πλατφόρμες online τιμολόγησης ισχύει η pay-as-you-go τιμολογιακή πολιτική. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήρες πακέτο των λειτουργιών, αλλά να πληρώσετε περισσότερα μόνο εάν και όταν έχετε αύξηση όγκου των εργασιών.
Συμπέρασμα
Όσο πιο γρήγορα αποδεχθούμε την ψηφιακή επανάσταση στον τομέα της επιχειρηματικής δραστηριότητας, τόσο το καλύτερο. Οι καιροί μας προτρέπουν να εκσυγχρονίσουμε τις λογιστικές διαδικασίες πράγμα το οποίο τελικά θα αποδειχθεί προς όφελός μας. Οι online εφαρμογές λογιστικής είναι ιδανικές για γρήγορη, απλή και οικονομική διαχείριση του διαιτολογικού γραφείου σας. Η απομακρυσμένη πρόσβαση των δεδομένων σας είναι ένα συγκριτικό πλεονέκτημα που τα παραδοσιακά προγραμμάτα δεν είναι σε θέση να προσφέρουν.
Η online τιμολόγηση παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση και ενσωματώνει όλα τα οφέλη μιας εφαρμογής που βρίσκεται στο cloud σε συνδυασμό με ένα εξαιρετικά φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον. Μπορείτε να παρακολουθείτε τη ρευστότητά σας, να εκδίδετε αποδείξεις και τιμολόγια, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο και ενέργεια!
