H φύση της οργανωμένης συλλογικής δράσης συνεπάγεται την δημιουργία και την λειτουργία πολυάριθμων ομάδων μέσω των οποίων επιτυγχάνονται αποτέλεσμα.
Τι είναι ομάδα;
Η φύση της οργανωμένης συλλογικής δράσης συνεπάγεται την δημιουργία και την λειτουργία πολυάριθμων ομάδων μέσω των οποίων επιτυγχάνονται αποτέλεσμα. Ιδιαίτερα για την Ποιότητα και την Ασφάλεια η ομάδα αποτελεί βασικό στοιχείο λειτουργία και επιτυχίας. Πώς ορίζεται όμως η ομάδα; Ένας απλός ορισμός που έχει τεθεί είναι ότι είναι ένας αριθμός ανθρώπων που αναπτύσσουν σχέσεις μεταξύ τους και επιδιώκουν κοινούς σκοπούς.
Έχει αποδειχθεί ότι οι ομάδες αποδίδουν καλύτερα τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά κατά από την κατάλληλη καθοδήγηση. Μια ομάδα ανθρώπων αποτελεί ομάδα όταν υπάρχουν συγκεκριμένες συνθήκες όπως
- Συμφωνία για την αποστολή( mission) της ομάδας, όλα τα μέλη της ομάδας πρέπει να συμφωνούν και να καταλαβαίνουν την αποστολή και της στόχους της ομάδας
- Όλα τα μέλη να συμφωνούν με της κανόνες της ομάδας
- Δίκαιη κατανομή ευθυνών και αρμοδιοτήτων, οι ομάδες δεν καταργούν την δομή μιας εταιρίας αλλά λειτουργούν πιο αποτελεσματικά όταν τα μέλη αντιμετωπίζονται σαν ισότιμα μέλη.
- Προσαρμογή σε αλλαγές , γενικά τα συστήματα αποτελούν έναν παράγοντα αλλαγής στον όποιο οι συμμετέχοντες τείνουν να αντιστέκονται, τα μέλη της ομάδας πρέπει να βοηθούν στην προσαρμογή με θετικό τρόπο.
Είδη ομάδων
Οι ομάδες σε μια εταιρεία μπορούν να πάρουν τυπική και άτυπη μορφή. Οι Τυπικές ομάδες δημιουργούνται συνειδητά από την διοίκηση της εταιρείας. Η ταυτότητα και η σύνθεση της καθορίζετε από την οργανωτική δομή και οι ρόλοι της είναι συνήθως προκαθορισμένοι και προκύπτουν από την αποστολή και της στόχους της εταιρείας ( παράδειγμα τα τμήματα μιας βιομηχανίας ). Η δημιουργία των Άτυπων ομάδων δεν είναι απόφαση και έργο της επίσημης διοίκησης, δημιουργούνται από μέλη της εταιρείας μέσω άτυπων σχέσεων και ο λόγος δημιουργίας της είναι συνήθως η ικανοποίηση των αναγκών των μελών της.
Στην κατηγορία των τυπικών ομάδων δυο της τα κύρια είδη
- Οι Λειτουργικές η Ιεραρχικές ομάδες οι οποίες αποτελούν μέρη της οργανωτικής δομής, η σύνθεση τους παραμένει σταθερή στον χρόνο και έχουν συγκεκριμένη ευθύνη ως προς την υλοποίηση συγκεκριμένης λειτουργίας και έργου της εταιρείας. Λειτουργικές ομάδες είναι τα τμήματα, μόνιμες επιτροπές διοίκησης η συντονισμού .
- Οι ομάδες έργου οι οποίες έχουν ευθύνη υλοποίησης συγκεκριμένου έργου σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα (ISO 9000, 22000)
Στην κατηγορία των άτυπων ομάδων ανήκουν οι ομάδες συμφερόντων καθώς και ομάδες φιλίας.
Δημιουργία ομάδων
Η δημιουργία μιας ομάδας περνά από μια σειρά σταδίων τα οποία αν και στην βιβλιογραφία συχνά αναφέρονται με διαφορετικά ονόματα στην πραγματικότητα αποτελούν την ίδια αλληλουχία σταδίων
- Στάδιο Σχηματισμού (Forming) είναι το στάδιο όπου τα μέλη της ομάδας γνωρίζονται μεταξύ τους, προσδιορίζετε ο λόγος δημιουργίας της ομάδας, η επικοινωνία είναι επιφανειακή και τα άτομα σκέπτονται πως θα συμπεριφερθούν και θα επενδύσουν το χρόνο τις γνώσεις και την ικανότητας στα πλαίσια της ομάδας. Υπάρχει αβεβαιότητα έλλειψη εμπιστοσύνης και επιφυλακτικότητα
- Στάδιο αντιπαράθεσης (Storming). Σε αυτό το στάδιο κυριαρχούν οι συγκρούσεις και η αντιπαράθεση μεταξύ των μελών της ομάδας και τα περισσότερα μέλη τείνουν να διατηρήσουν την ατομικότητα τους έναντι της ομάδας .Οι διεργασίες σε αυτό το στάδιο οδηγούν σε ρεαλιστική απεικόνιση των στόχων και των διαδικασιών της ομάδας .
- Στάδιο Εξισορρόπησης (Νorming). Σε αυτό το στάδιο τα μέλη της ομάδας συνειδητοποιούν την αλληλεξάρτησή τους, τους κοινούς στόχους, αποδέχονται τους ρόλους τους κατανοώντας ταυτόχρονα και των άλλων. Έτσι προκύπτει η αναγκαιότητα διαμόρφωσης κανόνων και πρακτικών σχετικά με το πώς θα λειτουργεί η ομάδα πως θα λαμβάνονται οι αποφάσεις πως θα κοινοποιούνται οι αποφάσεις.
- Στάδιο Λειτουργίας (Performing). Σε αυτό το στάδιο η ομάδα έχει αποσαφηνίσει τους στόχους και τα καθήκοντα της και έχοντας καθορίσει τις διαδικασίες και κανόνες λειτουργίας της συγκεντρώνετε στην επίτευξη των στόχων της. Αυτό το μοντέλο που συχνά αναφέρετε σαν το ‘Mοντέλο του Tuckman’ συχνά έχει δεχτεί την κριτική ότι οι ομάδες γενικά δεν ακολουθουν αυτήν την ευθεία γραμμή ανάπτυξης και ότι πολλά προβλήματα που εμφανίζονται σε διάφορα στάδια μπορούν να παραμείνουν άλυτα και / η να ξαναπαρουσιαστούν σε διαφορετικό στάδιο και έτσι η ομάδα μπορεί να παρουσιάζει στοιχεία ενός η περισσότερων σταδίων. Παρ' όλα αυτά το μοντέλο είναι ένας χρήσιμος οδηγός βοήθειας της ομάδας δηλ. πού είμαστε, πού θέλουμε να πάμε, τι συμβαίνει στην ομάδα.
Χαρακτηριστικά αποτελεσματικών ομάδων
Τα χαρακτηριστικά των επιτυχημένων ομάδων μπορούν να συνοψιστούν επιγραμματικά σε δέκα σημεία τα οποία και καθορίζουν την αποτελεσματικότητά τους:
- Ξεκάθαροι στόχοι σαν σημείο εκκίνησης, η ομάδα ξεκινά με συμφωνία των στόχων, του σκοπού και της στρατηγικής της.
- Σχέδιο εφαρμογής, στο όποιο ξεκαθαρίζονται τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν
- Σαφώς καθοριζόμενοι ρόλοι, ποιος είναι υπεύθυνος σε τι και γιατί.
- Ξεκάθαρη επικοινωνία, τα μέλη της ομάδας πρέπει να επικοινωνούν να ακούνε ενεργητικά και να μοιράζονται στοιχεία.
- Ομαδική συμπεριφορά, στάση που αναπτύσσει επικοινωνία και ανταλλαγή ιδεών.
- Σαφείς διαδικασίες λήψης αποφάσεων όπου οι ομάδες χρησιμοποιώντας δεδομένα σαν βάση των αποφάσεων μαθαίνουν να καταλήγουν σε κοινές συμφωνίες και αποφάσεις.
- Ισορροπημένη συμμέτοχη όπου όλοι συμμετέχουν και συνεισφέρουν.
- Συμφωνία σε κανόνες συμπεριφοράς μεταξύ των μελών.
- Συνειδητοποίηση των διεργασιών της ομάδας όπου τα μέλη αντιλαμβάνονται την δυναμική της ομάδας και δουλεύουν για την ομάδα.
- Τέλος της χρήση επιστημονικών μεθόδων στη προσέγγιση των προβλημάτων.
Η ομάδα στα πλαισια ποιότητας και ασφάλειας τροφίμων
Η ομάδα ποιότητας στην βιομηχανία τροφίμων είναι ένας βασικός λίθος στη διαδικασία για την μελέτη και εφαρμογή κάποιου συστήματος αλλά δεν περιορίζετε μόνο σε αυτά. Oι τρεις εξίσου σημαντικές λειτουργίες της είναι:
- Η συνεχή μελέτη και αξιολόγηση διεργασιών για συνεχή βελτίωση
- Η αξιοποίηση μεθόδων για επίλυση προβλημάτων
- Καθώς και η παρακίνηση και προτροπή για συμμέτοχη όλων στις διάφορες εφαρμογές της ομάδας
Οι εφαρμογές των συστημάτων HACCP ( ΙSO 22000) και ISO 9000 προϋποθέτει ομάδες Δια-τμηματικές η Δια –λειτουργικές όπου τα μέλη προέρχονται από διαφορετικά τμήματα , διευθύνσεις και λειτουργικά επίπεδα της επιχείρησης. Η λειτουργία τέτοιων ομάδων είναι πάρα πολύ σημαντική διότι βοηθανε στη αντιμετώπιση των τειχών που δημιουργούνται μεταξύ των τμημάτων, επιδρούν στη ταχύτητα και την ευελιξία των αποφάσεων και δράσεων, καλύτερη και σφαιρικότερη αντιμετώπιση περίπλοκων προβλημάτων, προσανατολισμός στον πελάτη, επίδραση στην οργανωσιακη μάθηση μέσω της ανταλλαγής εμπειριών και γνώσεων από διαφορετικές λειτουργίες και τμήματα και τέλος συντελούν στον καλύτερο συντονισμό αφού αποτελούν σημείο επαφής και ελεγχου για αποφάσεις και λειτουργίες. Η αποτελεσματικότατα αυτών των ομάδων καθορίζετε σε μεγάλο βαθμό από τους παράγοντες που επηρεάζουν οποιαδήποτε άλλη ομάδα σε μια επιχείρηση με εξαίρεση όμως κάποια στοιχεία τα οποία είναι σημαίνουσας βαρύτητας, όπως: Η επικοινωνία, η ροή της ενημέρωσης μπορεί να πάρει τρεις μορφές είτε την μορφή τροχού η αλυσίδας η δικτύου. Ο τύπος της αλυσίδας έχει την έννοια ότι οι πληροφορίες μεταφέρονται από μέλος σε μέλος σε διαδοχική σειρά όπως οι κρίκοι της αλυσίδας. Ο τύπος του τροχού έχει την έννοια ότι υπάρχει ένα μέλος ( προϊστάμενος ) και το κάθε μέλος επικοινωνεί μαζί του ξεχωριστά ενώ στον τύπο του δικτύου όλα τα μέλη επικοινωνούν με όλα ισότιμα. Η αποτελεσματικότητα του κάθε τύπου επικοινωνίας εξαρτάται από τον στόχο της ομάδας, η ταχύτητα της ροής επιτυγχάνετε με το δίκτυο και την αλυσίδα ενώ η ικανοποίηση των μελών επιτυγχάνετε με το δίκτυο και λιγότερο με τον τροχό.
Δεύτερο σημαντικό στοιχείο είναι η υποστήριξη από την διοίκηση. Οι δια-τμηματικές ομάδες αντιμετωπίζουν αρκετές δυσκολίες λόγω των πολλαπλών ρόλων των μελών τους και των σχέσεων τους με τα λειτουργικά τμήματα για αυτό τον λόγο η υποστήριξη της διοίκησης αποτελεί κλειδί για την αποτελεσματικότητα τους.
Και τέλος η αναγνώριση και η αμοιβή διότι ενώ τα μέλη της δια-τμηματικής ομάδας αξιολογούνται και αμείβονται για τους ρόλους και τα αποτελέσματα τους στα ‘λειτουργικά τους τμήματα’ , απαιτείται ιδιαίτερη παρακίνηση για την συμμέτοχη τους σε αυτές τις ιδιαίτερες ομάδες, θα πρέπει να υπάρχει λοιπόν αναγνώριση και επιβράβευση για τους ρόλους και τα αποτελέσματα που επιτυγχάνονται ιδιαίτερα στα πλαίσια αυτής της δια-τμηματικής ομάδας.
Καταλήγοντας μέσα από τα πλαίσια αυτής της μικρής παρουσίασης τονίζεται η σημαντικότητα των ομάδων στην λειτουργία και την αποτελεσματικότητα των ενεργειών μιας επιχείρησης και ιδιαίτερα στον κλάδο των τροφίμων.
Αναδημοσίευση από το περιοδικό Τεχνολογία Τροφίμων & Διατροφή, Τεύχος 14 Οκτώβριος - Νοέμβριος - Δεκέμβριος 2009
